Datenschutzerklärung

1. Überblick und Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch die neogroup GmbH, auftretend unter der Marke „neospaces" (nachfolgend „wir", „uns" oder „neospaces"). Sie gilt für die Nutzung unserer Website neospaces.de, für sämtliche Kontaktwege mit uns sowie für unsere Tätigkeit als Maklerunternehmen im Bereich Gewerbeimmobilien (insbesondere Nachweis, Vermittlung, Beratung) und für unsere Bewerbungs- und Empfehlungsprozesse.

Die Verarbeitung erfolgt unter Beachtung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), des Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetzes (TDDDG) sowie des Geldwäschegesetzes (GwG).

2. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:

neogroup GmbH
Neue Schönhauser Str. 8, 10178 Berlin, Deutschland
Vertreten durch die Geschäftsführer Alexander Ditzel und Moritz Adrian
Telefon: +49 30 75677020
E-Mail: hello@neospaces.de

3. Datenschutzbeauftragter

Wir haben keinen Datenschutzbeauftragten bestellt, da die gesetzlichen Voraussetzungen (§ 38 BDSG) nicht erfüllt sind. Anfragen zum Datenschutz richten Sie bitte an hello@neospaces.de.

4. Ihre Rechte als betroffene Person

Ihnen stehen nach der DSGVO folgende Rechte zu:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO);
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO);
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO);
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO);
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO);
• Widerrufsrecht bei einwilligungsbasierten Verarbeitungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO);
• Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO), zuständig für uns ist die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose E-Mail an hello@neospaces.de. Wir können vor Beantwortung Ihrer Anfrage Maßnahmen zur Identifizierung Ihrer Person durchführen.

5. Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

Recht auf Widerspruch im Einzelfall. Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund eines berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten Ihre Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Recht auf Widerspruch gegen Direktwerbung. Verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um Direktwerbung zu betreiben, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, werden wir Ihre Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten.

Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte gerichtet werden an: hello@neospaces.de.

6. Hosting, Server-Logfiles und Infrastruktur

Unsere Website wird bei einem in der EU ansässigen Hosting-Anbieter betrieben. Beim Aufruf der Website erhebt der Server automatisch Verbindungsdaten (sog. Server-Logfiles): IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage, Browser, Betriebssystem, Referrer-URL, aufgerufene Seite.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem stabilen, sicheren Betrieb der Website).

Speicherdauer: Server-Logfiles werden spätestens nach 30 Tagen gelöscht oder anonymisiert, es sei denn, sie sind zur Aufklärung eines konkreten Sicherheitsvorfalls erforderlich; in diesem Fall werden sie bis zum Abschluss der Aufklärung gespeichert, längstens jedoch 90 Tage.

Für Backend-Funktionalitäten (Datenbank, Edge Functions, File Storage) nutzen wir Dienste auf EU-Infrastruktur. Mit allen Hosting- und Infrastruktur-Anbietern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge nach Art. 28 DSGVO.

7. Cookies und vergleichbare Technologien

Wir verwenden auf unserer Website Cookies und vergleichbare Technologien (z. B. LocalStorage, Pixel). Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden.

Technisch notwendige Cookies sind für den Betrieb der Website zwingend erforderlich (z. B. Session-Management, Spracheinstellung, Cookie-Consent-Speicherung). Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Einwilligungspflichtige Cookies (insbesondere für Analyse-, Tracking- und Marketingzwecke) setzen wir nur, wenn Sie hierin über unser Cookie-Banner ausdrücklich eingewilligt haben. Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 1 TDDDG i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie die Cookie-Einstellungen über das Banner-Symbol auf unserer Website öffnen oder Cookies in Ihrem Browser löschen. Eine detaillierte Übersicht der von uns eingesetzten Cookies finden Sie in unserem Cookie-Banner unter „Einstellungen".

8. Webanalyse und Produktanalyse

Auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG) setzen wir Webanalyse- und Produktanalyse-Dienste ein, um die Nutzung unserer Website auszuwerten und unser Angebot kontinuierlich zu verbessern. Hierbei werden u. a. Seitenaufrufe, Klickpfade, Verweildauer, Geräte- und Browserdaten erfasst.

Empfänger: Anbieter von Webanalyse- und Produktanalyse-Diensten. Einzelne Anbieter haben ihren Sitz außerhalb der EU; insoweit gilt Abschnitt 16 (internationale Datentransfers).

Speicherdauer: in der Regel bis zu 14 Monaten ab Erhebung, anschließend Löschung bzw. Aggregation.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen.

9. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon, Kontaktformular oder Messenger-Dienst kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Kontakt- und Inhaltsdaten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Bearbeitung von Anfragen).

Speicherdauer: bis zur Erledigung Ihrer Anfrage zuzüglich gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (insbesondere § 257 HGB, § 147 AO – bis zu 10 Jahre bei steuerlich relevanter Korrespondenz).

10. Verarbeitung im Rahmen der Maklertätigkeit

Als Maklerunternehmen verarbeiten wir personenbezogene Daten unserer Auftraggeber, Interessenten und Vertragspartner zur Anbahnung, Vermittlung und Abwicklung von Miet-, Pacht- und Kaufverträgen über Gewerbeimmobilien.

Datenkategorien: Identifikations- und Kontaktdaten, Vertragsdaten, Bonitäts- und Wirtschaftsauskünfte (bei Mietinteressenten, soweit erforderlich), Korrespondenz, Besichtigungsprotokolle, Verhandlungsstände.

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung und -durchführung), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Vermittlungstätigkeit), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen, insbesondere nach dem GwG – siehe Abschnitt 11).

Empfänger: Eigentümer, Vermieter, Mieter, Käufer, Verkäufer und deren Berater (Anwälte, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Notare), soweit erforderlich; Auftragsverarbeiter aus den Kategorien IT/Hosting, CRM, E-Mail und Kommunikation, Cloud-Speicher, Buchhaltung und Rechnungsstellung, KI-Anbieter (siehe Abschnitt 13), Bonitätsauskunfteien sowie Behörden, soweit gesetzlich vorgeschrieben.

Speicherdauer: Vertragsdaten und damit zusammenhängende Korrespondenz werden bis zum Ende der Geschäftsbeziehung zuzüglich gesetzlicher Aufbewahrungsfristen aufbewahrt (insbesondere 6 Jahre nach § 257 HGB, 10 Jahre nach § 147 AO). Daten von Interessenten ohne Vertragsabschluss werden spätestens 3 Jahre nach dem letzten Kontakt gelöscht.

11. Identifizierung und Sorgfaltspflichten nach dem Geldwäschegesetz

Als Immobilienmakler unterliegen wir den Pflichten des Geldwäschegesetzes (GwG). Wir sind insbesondere verpflichtet, Vertragspartner und wirtschaftlich Berechtigte zu identifizieren, Geschäftsbeziehungen kontinuierlich zu überwachen und Verdachtsfälle der Zentralstelle für Finanztransaktionsuntersuchungen (FIU) zu melden.

Datenkategorien: Name, Geburtsdatum, Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Anschrift, Ausweisdaten, Angaben zum wirtschaftlich Berechtigten, ggf. zur Herkunft der Mittel.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. §§ 10 ff. GwG.

Speicherdauer: 5 Jahre nach Beendigung der Geschäftsbeziehung oder Abschluss der Transaktion, längstens 10 Jahre (§ 8 Abs. 4 GwG).

Die Bereitstellung dieser Daten ist gesetzlich verpflichtend. Ohne die erforderlichen Angaben dürfen wir die Geschäftsbeziehung nicht begründen oder fortführen.

12. Bewerbungen und Kandidatenempfehlungen

Bewerbungen. Wenn Sie sich bei uns bewerben, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Bewerbungsdaten (Name, Kontaktdaten, Lebenslauf, Zeugnisse, LinkedIn-Profil, weitere Unterlagen). Rechtsgrundlage: § 26 Abs. 1 BDSG i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, soweit Sie freiwillige Angaben machen. Speicherdauer: bei Nicht-Einstellung Löschung spätestens 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens, sofern Sie nicht in eine längere Speicherung im Talent Pool eingewilligt haben.

Empfehlungen (Referrals). Über unsere Empfehlungsfunktion können Sie eine Kandidatin oder einen Kandidaten für eine offene Stelle empfehlen. Wir verarbeiten dabei (a) Ihre Kontaktdaten als Empfehlende Person und (b) die Daten der empfohlenen Person (Name, Kontaktdaten, aktuelles Unternehmen, LinkedIn, ggf. Lebenslauf und weitere Unterlagen). Mit der Einreichung versichern Sie, dass die empfohlene Person über die Übermittlung informiert wurde und – soweit erforderlich – ihre Einwilligung erteilt hat. Wir informieren die empfohlene Person innerhalb der Frist des Art. 14 Abs. 3 DSGVO.

Rechtsgrundlagen Empfehlungen: für die Daten der empfohlenen Person Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i. V. m. § 26 BDSG; für die Daten der Empfehlenden Person Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Verwaltung der Empfehlung und einer etwaigen Empfehlungsprämie).

13. Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI)

Wir sind ein KI-natives Maklerunternehmen und setzen Künstliche Intelligenz – insbesondere Large Language Models (LLMs) und vergleichbare Modelle – intensiv in unseren Arbeitsabläufen ein. Dies umfasst u. a. die Analyse von Objekt- und Marktdaten, die Aufbereitung von Exposés, die Strukturierung von Vertragsentwürfen, die Auswertung von Bewerbungsunterlagen sowie die Unterstützung in Kommunikations- und Rechercheprozessen.

Datenverarbeitung durch KI-Anbieter: Soweit wir personenbezogene Daten an KI-Anbieter übermitteln, geschieht dies ausschließlich auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen nach Art. 28 DSGVO. Mit unseren KI-Anbietern haben wir vereinbart, dass eingegebene Daten nicht zum Training öffentlich zugänglicher Modelle verwendet werden („Zero Data Retention" / „No-Training" Vereinbarungen, soweit verfügbar).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienten, KI-gestützten Arbeitsprozessen).

Keine automatisierte Einzelfallentscheidung: Eine ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhende Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Sämtliche maklerischen, personalbezogenen oder vertraglichen Entscheidungen werden von Menschen getroffen und nur KI-gestützt vorbereitet.

Drittlandstransfer: Einzelne KI-Anbieter haben ihren Sitz außerhalb der EU/des EWR. Insoweit gelten die in Abschnitt 16 beschriebenen Schutzmaßnahmen.

14. Direktwerbung, Newsletter und Geschäftskontakte

Soweit wir Sie zu Marketing- oder Akquisezwecken kontaktieren (z. B. per E-Mail-Newsletter, postalisch oder per LinkedIn-Nachricht), erfolgt dies auf folgenden Rechtsgrundlagen:

• für Newsletter an Personen mit Einwilligung: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 7 Abs. 2 UWG (Double-Opt-In);
• für werbliche Ansprache von B2B-Geschäftskontakten: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unter Beachtung von § 7 Abs. 3 UWG.

Sie können der werblichen Ansprache jederzeit widersprechen (siehe Abschnitt 5).

15. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Wir geben personenbezogene Daten ausschließlich an folgende Kategorien von Empfängern weiter, soweit erforderlich:

• IT- und Hosting-Dienstleister, Cloud-Speicher-Anbieter;
• CRM-, E-Mail-, Kommunikations- und Kollaborationsdienste;
• KI-Anbieter (siehe Abschnitt 13);
• Bewerbermanagement-Systeme;
• Buchhaltungs-, Rechnungs- und Zahlungsdienstleister;
• Web- und Produktanalyse-Dienste;
• Berater (Rechtsanwälte, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Notare);
• Bonitätsauskunfteien;
• an Maklerleistungen beteiligte Dritte (Eigentümer, Vermieter, Mieter, Käufer, Verkäufer und deren Berater);
• Behörden und öffentliche Stellen, soweit gesetzlich vorgeschrieben.

Mit allen Auftragsverarbeitern haben wir Verträge nach Art. 28 DSGVO geschlossen.

16. Internationale Datenübermittlungen

Einzelne von uns eingesetzte Dienstleister, insbesondere im Bereich KI, Webanalyse und Produktanalyse, haben ihren Sitz außerhalb der EU/des EWR, in der Regel in den USA. Ein angemessenes Datenschutzniveau wird sichergestellt durch Angemessenheitsbeschlüsse der Europäischen Kommission (insbesondere EU-US Data Privacy Framework, Art. 45 DSGVO) und/oder durch den Abschluss der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) sowie ergänzender technischer und organisatorischer Maßnahmen. Eine Kopie der jeweiligen Garantien können Sie bei uns anfordern.

17. Datensicherheit

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulation, Verlust, Zerstörung oder gegen den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen. Hierzu gehören insbesondere die Verschlüsselung der Datenübertragung (TLS/HTTPS), Zugriffskontrollen, regelmäßige Sicherheitsupdates und die Verpflichtung unserer Mitarbeiter auf das Datengeheimnis.

18. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme, Durchführung und Beendigung einer Geschäftsbeziehung sowie für die Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen und gesetzlichen Pflichten (insbesondere nach dem GwG) erforderlich sind. Ohne diese Daten sind wir in der Regel nicht in der Lage, einen Vertrag mit Ihnen zu schließen, durchzuführen oder fortzuführen.

19. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder bei Änderungen unserer Verarbeitungstätigkeiten anzupassen. Die jeweils aktuelle Fassung gilt ab Veröffentlichung auf unserer Website. Bei wesentlichen Änderungen werden wir Sie zusätzlich in geeigneter Weise informieren, soweit dies möglich und zumutbar ist.